Workplace as a Service“ (WaaS) ist der Ansatz, Desktop-Arbeitsplätze mit Mietgeräten auszustatten und auf den Kauf von IT-Geräten weitgehend zu verzichten. Ziel dabei ist es einerseits, die Kapitalbindung an schnell veraltende Technik zu verringern. Andererseits bietet ein Mietmodell Unternehmen höhere Flexibilität und Skalierbarkeit. Nutzen statt besitzen
WaaS bringt das?
Die Arbeitswelt verändert sich und mit ihr die Arbeitsplätze. Mobiles Arbeiten und der Digital Workplace sind eine Selbstverständlichkeit geworden. In vielen Unternehmen ist es ebenso selbstverständlich, bei der IT-Ausstattung auf einen Dienstleister zurückzugreifen. WaaS oder Workplace as a Service führt den Dienstleistungsansatz bei der Ausstattung von Arbeitsplätzen mit Soft- und Hardware konsequent weiter.
Dabei gibt es leider aufgrund der uneinheitlichen Verwendung des Begriffs (je nach Dienstleister) keine echte Klarheit darüber, ob nun unter WaaS die Lizenzierung cloud-basierter Software gemeint ist, das Anmieten von IT-Infrastruktur (also der Hardware) oder die Kombination von beidem.
WaaS = Hardware + Software mieten
Nimmt man die Nutzerperspektive ein, kann „Workplace as a Service“ eigentlich nichts anderes bedeuten, als dass Mitarbeiter beim Onboarding einen vollständigen und funktionstüchtigen Arbeitsplatz zur Verfügung haben. Das schließt naturgemäß sowohl Hardware (Desktop-Rechner, Laptop oder andere mobile Endgeräte, Displays, Peripherie) als auch Software (Office-Programme, Produktivitäts-App etc.) ein. Erst und nur in einem solchen „Bündelangebot“ können Unternehmen von einem Workplace-as-a-Service-Modell echte Vorteile haben.
Ein Spezialfall von „Workplace as a Service“ ist „Phone as a Service“. Hier werden Mitarbeiter mit einsatzbereiten und vorkonfigurierten Mobilgeräten (Smartphone und/oder Tablet) ausgestattet. Auspacken, einschalten, loslegen.
Wie funktioniert „Workplace as a Service“?
WaaS geht insofern über die Leistungen eines IT-Ausstatters hinaus, als das der Dienstleister nicht nur beim Deployment und eventuell bei anfallenden Havarien/Versicherungsfällen in Aktion tritt, und auch nicht lediglich eine Finanzierung beim Einkauf der gewünschten Geräte anbietet.
Bei WaaS bleibt der Vermieter der Eigentümerder Hardware, seine Kunden zahlen für die Nutzung. Bei Defekten werden die Mietgeräte einfach ausgetauscht, der Kunde erhält sogleich ein neues Gerät, mit derm er weiterarbeiten kann. Der Service bei „Workplace as a Service“ besteht also darin, dass die Kunden einen monatlichen Betrag dafür entrichten, ein stets funktionierendes Gerät verwenden zu können und von technischer Seite so wenig Produktivitätseinbußen wie möglich zu erleiden.
Wie viele Wartungen, Upgrades, Customer Service oder Helpdesk einschließt, regelt das Service-Level-Agreement, welches unter den Vertragspartnern ausgehandelt wird. Grundlegend ist jedoch immer, dass anstelle des Kaufs von IT-Infrastruktur bei WaaS ein Mietmodell zu tragen kommt.
1. WaaS reduziert Investitionskosten
Investitionen in IT-Infrastruktur sind komplex. Die Hardware veraltet schnell und birgt bei fehlerhafter Konfiguration erhebliche Risiken für das Unternehmen – vom Datenverlust über Datendiebstahl bis zum Hackerangriff mit Ransomware.
Eine klassische „On-Premises“-Lösung, bei der das Unternehmen das IT-Equipment selbst anschafft, verwaltet, konfiguriert und aktualisiert, erfordert nicht nur initial hohe Investitionen, sondern früher oder später Nachrüstungen und Aktualisierungskäufe. Personalintensive Konfiguration und Administration durch teure und auf dem Arbeitsmarkt kaum mehr zu findende IT-Spezialisten erzeugen zusätzlich Kosten. Dadurch bleibt die IT-Infrastruktur dauerhaft ein Kostenfaktor ohne befriedigende Transparenz oder Kostenkontrolle.
Erfolgt die Bereitstellung der technischen Ausrüstung für den Arbeitsplatz hingegen im Rahmen eines Mietmodells, kommt mehr Klarheit in die Kosten und im Unternehmen ist weniger Spezialwissen gefordert, was aktuelle technische Produkteigenschaften von Servern, Rechnern, Routern, Mobilgeräten etc. angeht. Dies ist insbesondere bei kleineren und mittleren Unternehmen ein Riesenvorteil.
2. Mehr Flexibilität und Skalierbarkeit mit WaaS
Start-ups und KMU profitieren am meisten von der höheren Flexibilität, die ein WaaS-Mietmodell mit sich bringt. Wenn „es skaliert“, ist es enorm wichtig, schnell die Personaldecke aufzustocken. Ist dafür erst der Ausbau der IT-Infrastruktur nötig, bedeutet dies unliebsame Verzögerungen in einem Moment voller unternehmerischer Dynamik.
Anders bei der Bereitstellung der Technik über ein Mietmodell: Der Dienstleister versorgt das Unternehmen mit den benötigten Geräten – und schon kann es am neu ausgestatteten Arbeitsplatz losgehen. Die Set-ups lassen sich zudem viel flexibler konfigurieren und den Bedürfnissen der Mitarbeiter anpassen. Dies geht bei CPU- und GPU-Leistung los, schließt auch ein Display mit ein und endet hardwareseitig bei Peripheriegeräten wie Tastatur, Maus oder Zeichentablets. Hinzu kommt noch die Lizenzierung mit der passenden Software. Das alles erfolgt bei WaaS aus einer Hand.
Trennt sich das Unternehmen hingegen von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, wird die Miete einfach beendet und die Mietgeräte an den Dienstleister zurückgegeben. Teuer angeschaffte Laptops, Tablets oder Monitore stehen so nicht mehr als Staubfänger nutzlos herum oder müssen an den nächsten Mitarbeiter „vererbt“ werden.
3. Produktivitätssteigerungen dank „Workplace as a Service“
Arbeitsplatzausstattungen im Abonnement, subskriptionsbasierte Arbeitsplatzlösungen – wie kompliziert man den WaaS-Ansatz auch immer beschrieben will, es ist eigentlich ganz einfach: mieten und losarbeiten. Natürlich lassen sich Produktivitätssteigerungen erzielen, wenn Mitarbeiter stets mit aktuellen Arbeitsmitteln und der passenden Software-Ausstattung loslegen können.
Das ist übrigens auch ein schöner Aspekt für das Employer Branding. Neue Mitarbeiter fühlen sich beim Onboarding ernstgenommen und motiviert, wenn sie ein funktionales Technikpaket bereits am ersten Arbeitstag haben. Ganz anders sieht es aus, wenn die neu eingestellte Fachkraft erst einmal auf ihren Laptop oder der Vertriebsmitarbeiter auf sein Tablet warten muss: Da wird nicht nur wertvolle Arbeitszeit mit Däumchendrehen verschwendet. Auch die Motivationskurve erhält gleich zu Beginn eine amtliche Delle.
4. Steuerliche Aspekte von WaaS
Wird gemietet und nicht gekauft, werden aus den Kosten für die IT-Infratsruktur plötzlich Betriebsausgaben. Das hat steuerliche Vorteile, Stichwort: Capex-to-Opex-Verschiebung. Als Betriebsausgaben können die anfallenden Ausgaben in voller Höhe geltend gemacht werden – anders als bei den Investitionskapital-Abschreibungen im Fall eines Kaufs.